Solutions applicatives SharePoint
Étendre les fonctionnalités de SharePoint en un clin d'oeil.
Colligo Contributeur™ Add-In pour Outlook®
Colligo Contributeur™ Add-In pour Outlook® est une application cliente .NET facile à déployer qui stimule la productivité professionnelle, améliore la gestion de contenu et augmente le nombre de courriels et de documents classés dans Microsoft® Office SharePoint®. Il délivre un accès instantané aux librairies et listes SharePoint, le tout à partir de l’interface de Microsoft® Office Outlook®. Les utilisateurs peuvent glisser déposer le contenu comme les courriels et pièces jointes dans les librairies de documents et les dossiers, et capturer instantanément les métadonnées critiques.
Comment ça marche!
Colligo Contributeur™ Add-In pour Outlook® est une application cliente .NET facile à déployer qui stimule la productivité professionnelle, améliore la gestion de contenu et augmente le nombre de courriels et de documents classés dans Microsoft® Office SharePoint®. Il délivre un accès instantané aux librairies et listes SharePoint, le tout à partir de l’interface de Microsoft® Office Outlook®. Les utilisateurs peuvent glisser déposer le contenu comme les courriels et pièces jointes dans les librairies de documents et les dossiers, et capturer instantanément les métadonnées critiques. Colligo Contributeur Add-In 3.0 fonctionne avec Microsoft® Office Outlook® (2003 ou 2007), Windows SharePoint® Services (WSS 3.0 ou 2.0), Microsoft® Office SharePoint® Server (MOSS 2007), et les sites Microsoft® SharePoint® Portal Server (SPS 2003).
Une fois que Colligo Contributeur Add-In a été installé sur votre ordinateur portable, vous pouvez sélectionner la librairie de documents, le dossier, ou la liste que vous souhaitez synchroniser en la sélectionnant à travers Internet Explorer. Contributeur retrouve ensuite le contenu disponible et le lie de façon hiérarchique dans Outlook en mode en ligne ou en cache. Vous pouvez ensuite lire, ajouter, et éditer le contenu comme des documents et courriels à partir des listes et librairies synchronisées à votre ordinateur portable. Contributeur Add-In possède une capacité spéciale de rationnaliser l’ajout de courriels, de pièces jointes et de métadonnées associées aux librairies de documents. Le contenu qui est ajouté ou édité hors ligne est automatiquement synchronisé au serveur SharePoint lorsque vous êtes en ligne.
Étape 1 – Synchroniser le contenu vers Contributeur Add-In
Pour synchroniser le contenu SharePoint au Contributeur Add-In, sélectionner simplement le bouton "Connect to Outlook" dans la barre d’outils d’Internet Explorer à partir de n’importe quelle listes ou librairie de documents SharePoint 2007 (MOSS 2007 ou WSS 3.0).
Le Contributeur Add-In will utilisera les crédentiels que vous avez saisis pour accéder au site SharePoint site et liera la librairie, le dossier, ou la liste dans Outlook. Les sous dossiers et contenu synchronisés seront "marqués de façon sécuritaire", signifiant que vous serez le seul autorisé à télécharger le contenu pour lequel vous êtes autorisé à télécharger.
Ensuite, sélectionnez "Make this list or library available offline" si vous désirez placer le contenu dans la cache de votre stockage local. Ou cliquez simplement "Yes" pour synchroniser la librairie de documents ou la liste en mode en ligne seulement. Si vous optez pour prendre la site ou la librairie en mode hors ligne, le contenu à partir de SharePoint sera automatiquement synchronisé à Outlook.
Une vue hiérarchique montrant les dossiers et sous dossiers sera ajouté sous Colligo pour le dossier SharePoint dans le panneau de navigation de gauche d’Outlook. La convention de dénomination est le nom du site et le nom de la librairie de documents – à tout moment, vous pouvez personnaliser ces noms de dossiers.
Si vous choisissez de synchroniser la liste ou la librairie en mode en ligne seulement, la vue du navigateur sera montrée dans le panneau de droite d’Outlook. Le contenu de la liste ou de la librairie ne sera pas mis en cache localement, toutefois, les opérations de glisser déposer de fichiers vers les dossiers continuent de fonctionner lorsque vous êtes hors ligne.
Colligo Contributeur Add-In synchronise les listes standards et personnalisées de la même manière.
Étape 2 – Ajouter le contenu aux librairies de documents
Les courriels et pièces jointes qui sont glissées et déposées dans l’arbre hiérarchique d’Outlook à partir de votre boîte de réception ou d’un autre dossier sont immédiatement synchronisées avec SharePoint si en ligne, ou mises en cache si hors ligne. Cela fonctionne de la même manière pour le en ligne seulement ou les librairies de documents mises en cache. Si vous effectuez un clic gauche sur un courriel, il sera déplacé à partir du dossier Outlook vers SharePoint. Avec un clic droit, vous pouvez sélectionner ce que vous voulez effectuer, une opération de déplacement ou de copie.
Si la librairie de documents ciblée est proprement configurée, les champs de message du (comme To, From, Date, Subject, etc.) seront automatiquement extraits et mappées vers les métadonnées SharePoint. Un nom unique de fichier (.msg) est aussi généré pour les pièces jointes du courriel Lorsque vous déposez un courriel dans la librairie de documents, un éditeur de métadonnées s’affiche, vous permettant de voir et d’éditer les métadonnées associées au type de contenu que vous avez sélectionné. Dans l’exemple ci-dessous, la métadonnée extraite est montrée mais les administrateurs masquent souvent ces colonnes pour que les utilisateurs ne puissent les éditer. Vous pouvez aussi ajouter et personnaliser la métadonnée à ce stade et paramétrer le type de contenu pour développer la classification des courriels.
Étape 3 – Sélectionner les vues ou Éditer le contenu & Métadonnées
Vous pouvez utiliser les vues en ligne et hors ligne pour facilement organiser et trouver le contenu dans les librairies de documents et les listes. Si hors ligne, voyez les menus déroulants fonctionner de la même manière que sur un site SharePoint.
Les métadonnées pour les documents et items de listes peuvent être éditées ou ajouter à un ou plusieurs item à la fois par le biais d’un simple clic-droit. Les lookups à valeurs multiples vers les listes sont supportés pour la sélection des valeurs de métadonnées. Les fichiers peuvent être glissés dans ou en dehors des librairies de documents et dossiers à partir des dossiers courriels d’Outlook, et de votre bureau. Cela peut être particulièrement pratique pour la gestion des pièces jointes.
Étape 4 – Résoudre les conflits
Les changements que vous faites hors ligne sont automatiquement synchronisés avec le serveur SharePoint, pendant que le nouveau contenu est téléchargé sur votre ordinateur portable. Si mode en ligne, les changements faits dans Contributeur sont automatiquement synchronisés en arrière plan. Si un changement conflictuel est fait sur le serveur sur le contenu que vous avez modifié en étant hors ligne, vous serez avisé d’une erreur de conflit par une boîte d’alerte via l’icône de Contributeur dans la barre système. En cliquant l’icône, une boite de dialogue s’affichera qui vous permettra de résoudre le conflit. Ensuite, si vous cliquez sur l’erreur, vous pouvez (1) sélectionner la version locale, (2) sélectionner la version du serveur, (3) ouvrir la version locale et utiliser "save as" pour créer une nouvelle version, oo (4) utiliser Word Compare & Merge pour fusionner les changements à partir des deux documents.
Étape 5 – Verrouiller les documents pour l’édition
Pour les librairies et dossiers mis en cache, les caractéristiques de base de Contributeur Add-In supportent le check-out et check-in (extraction et archivage). Vous pouvez retracer votre propre document et vérifier les activités réalisées dans Contributeur. Pour extraire les documents, sélectionnez simplement les documents, clic-droit et sélectionnez "Check Out." Pour déverrouiller le document, sélectionnez simplement "Check In" pour sauvegarder vos changements sur le serveur, ou sélectionnez "Discard Check Out" pour annuler vos changements.
