Solutions applicatives SharePoint
Étendre les fonctionnalités de SharePoint en un clin d'oeil.
Colligo Contributeur Pro pour SharePoint
Colligo Contributeur™ Pro est une application client .NET facile à déployer qui étend la puissance de Microsoft® Office SharePoint® sur le bureau.
Comment ça marche !
Colligo Contributeur pour SharePoint est une application .NET pour utiliser sur des ordinateurs avec Windows 2000/XP/Vista. Il se connecte au serveur en utilisant les services web standards de SharePoint d’où pas de modification serveur requise. Colligo Contributeur 2.1 fonctionne avec Windows SharePoint® Services (WSS 3.0 ou 2.0), Microsoft® Office SharePoint® Server (MOSS 2007), ou les sites Microsoft® SharePoint® Portal Server (SPS 2003).
Une fois Colligo Contributeur installé sur un ordinateur portable, l’utilisateur saisi l’adresse URL du site SharePoint qu’il souhaite synchroniser avec les accès aux sites standard SharePoint. Colligo Contributeur retrouve ensuite les documents de librairies et listes disponibles sous le site SharePoint et l’utilisateur peut sélectionner ce qu’il veut télécharger. La sélection de site peut aussi être préconfigurée selon la priorité de déploiement. Une fois le contenu synchronisé au laptop, l’utilisateur peut le lire ou l’éditer en étant en mode hors connexion. Lorsqu’à nouveau en ligne, le contenu hors ligne est automatiquement synchronisé au serveur SharePoint.
Étape 1 – Synchroniser le contenu à Contributeur Client
La première étape est de sélectionner un site pour la synchronisation. À partir de la barre de menu, sélectionnez "Site" et "Download New Site ...", puis entrer vos informations de connexion SharePoint. Contributeur Client se connecte dans SharePoint et retrouve les librairies et listes auxquelles vous pouvez accéder selon vos permissions.. Vous pouvez sélectionner des listes spécifiques, librairies, vues, et dossiers (par l’application de filtres) for la synchronisation. Vous pouvez aussi sélectionner "Synchroniser toutes les librairies de documents et listes " pour télécharger le site entier. Les autres options de sélection de contenu, incluant le glisser déposer d’URL, sont soulignés ici :
En plus de la librairie - et de la sélection multi-niveaux des listes, Contributeur vous permet de sélectionner le contenu à partir d’un dossier spécifique ou d’une vue pour la synchronisation. Cliquez simplement sur le document de la librairie et cliquez sur le bouton "Filter..." au dessus pour accéder à la fenêtre en dessous. Puis sélectionnez les dossiers et/ou la vue de votre choix.
Le contenu téléchargé est stocké localement sur l’ordinateur portable et est disponible pour être édité, avec ou sans connexion réseau. Les fichiers peuvent être double-cliqués pour être ouverts, puis édités et sauvegardés dans l’espace de travail. Les nouveaux documents peuvent êtres créés en utilisant des gabarits de formulaires. Les fichiers et courriels peuvent être glissés dans l’espace de travail à partir du bureau. Les autres éléments de site, comme les métadonnées et vues sont tous disponibles en mode hors ligne.
Étape 2 – Paramétrer vos options de configurations
Vous pouvez facilement configurer plusieurs options de Contributeur. Cliquez simplement sur “View” dans la barre de menu et sélectionnez “Options”. À partir du panneau d’options, vous vous pouvez sélectionner ou non si vous voulez recevoir une invite pour les métadonnées quand vous ajouter des documents à Contributeur et vous pouvez paramétrer l’emplacement de stockage pour les données mises en cache. Les options de synchronisation de fond incluent la synchronisation au démarrage, la navigation, la modification et la configuration de l’intervalle de temps.
Étape 3 - Synchroniser SharePoint vers Outlook
Pour synchroniser la librairie de documents SharePoint vers Outlook, cliquez simplement sur le bouton "Connect to Outlook" à partir de la barre d’outils d’internet Explorer. La librairie sera ensuite synchronisé vers un sous dossier sous Colligo pour un dossier SharePoint dans Outlook. Les courriels et documents qui sont glissés-déposés dans ce dossier sont immédiatement synchronisés à SharePoint si en ligne ou mis en cache si hors ligne. Les champs des messages courriels (comme as To, From, Date, Subject, etc.) sont automatiquement mappés aux métadonnées SharePoint si la librairie est proprement configurée.
Étape 4 – Résoudre les conflits
Lorsque vous revenez en ligne, les changements que vous avez effectué hors ligne sont automatiquement synchronisés au serveur SharePoint, pendant que le nouveau contenu sur le serveur est téléchargé vers votre ordinateur portable. Si travail en ligne, les changements effectués dans Contributeur sont automatiquement synchronisés. Si un changement a été fait sur le contenu du serveur que vous aviez changé lorsque vous étiez hors ligne, un gestionnaire de conflits apparaitra comme si dessous. Cliquez simplement l’avis de conflit pour résoudre le conflit. Vous pouvez: (1) sélectionner la version locale, (2) sélectionner la version du serveur, (3) ouvrir la version locale et utiliser "save as" pour créer une nouvelle version, ou (4) Utiliser Word pour comparer & fusionner les changements des deux documents.
Étape 5 – Verrouiller les documents pour l’édition
Les caractéristiques basiques de Contributeur supportent aussi l’extraction et l’archivage (Check Out / Check In). En utilisant l’interface utilisateur de Contributeur, vous pouvez retracer les activités reliées à vos propres documents effectuées dans Contributeur. Pour extraire les documents, sélectionnez simplement les documents, clic droit et sélectionnez "Check Out." Pour déverrouiller un document, sélectionner simplement “Check In" pour sauvegarder tout changement sur le serveur ou "Discard Check Out" pour annuler vos changements.
