Module Workflow in-a-box®
Vue d'ensemble de module d'automatisation des processus
Le module Workflow in-a-box®, une solution de gestion du cycle de vie du contenu pour SharePoint vous propose une approche unique qui vous permettra de gérer le cycle de vie du contenu dans SharePoint.
Les utilisateurs peuvent ressentir rapidement que la gestion du cycle de vie du contenu sous SharePoint devient fastidieuse, sinon impossible dans de nombreux cas. Heureusement, le module Workflow in-a-box® permet d’automatiser les étapes de gestion de contenu dès le stade de brouillon ainsi qu’à ceux de l’enregistrement, la publication, l’archivage et la diffusion.
Mieux encore, vous serez en mesure de concevoir le comportement voulu pour la maintenance du contenu durant son existence avec pour seule limite, votre imagination.
Le module Workflow in-a-box® couplé avec le module réplication de contenu permet d'appliquer les meilleures pratiques de gestion des enregistrements dans SharePoint.
Les principales caractéristiques de module Workflow in-a-box® pour SharePoint sont:
- Capacité d’appliquer votre sécurité, vos métadonnées et règles d’affaires spécifiques lorsque du contenu est créé dans SharePoint
- Possibilité de convertir vos contenus au format PDF ou HTML
- Permettre le déplacement de contenu d’un dossier à d’autres dossiers, librairies, site à site ainsi que d'une collection de sites à une autre
- Fournir le moyen de déclarer un enregistrement et d’appliquer les meilleures pratiques en matière de gestion des enregistrements via le cycle de vie du contenu
- Élaborer des actions de module Workflow in-a-box® personnalisées pour satisfaire des besoins spécifiques en utilisant le SDK de le module
- Fournir une application conçue pour gérer de manière visuelle le cycle de vie du contenu
- Permet d’appliquer vos règles de gestion dès le dépôt des contenus dans SharePoint
Pourquoi Le module Workflow in-a-box® ?
Le module Workflow in-a-box® est une solution qui met l’accent sur de nombreux besoins pour améliorer l'encadrement du contenu dès son dépôt dans SharePoint à sa destruction. Les organisations sont confrontées à une panoplie de règlementations qui requierent une gestion adéquate de l'information documentaire. Les requis de cette gestion sont difficilement applicables sans le support d'une solution comme celle proposée par Alcero, soit le module Workflow in-a-box® pour SharePoint.
Notre solution vous aidera à obtenir les bénéfices suivants:
- Contrôler, gérer et accélérer la gestion des documents dans SharePoint.
- Conformité pour de nombreux processus règlementaires
- Fournir un cadre de gestion des documents vous permettant d'appliquer vos règles de gestion d'entreprise
- Faciliter l'application de la sécurité des documents selon le type de document ou l'endroit de son dépôt
- Augmenter la productivité organisationnelle en automatisant les tâches manuelles
- Éviter la perte des documents issue d’une mauvaise organisation de l'information
Notre solution de gestion du cycle de vie du contenu dans SharePoint vous permet d'encadrer votre contenu en automatisant différentes actions désirées tout au long de sa durée de vie.
Bénéfices
Le module Workflow in-a-box® vous assure d'un contrôle du contenu en y imbriquant sur son ensemble votre logique d'affaires.
Les organisations doivent améliorer les processus d'affaires et par ce fait la collaboration et l'encadrement du contenu pour une performance organisationnelle. Un des besoins criants des organisations est de pouvoir encadrer et déterminer la gestion de contenu dès le dépôt dans SharePoint.Le module Workflow in-a-box® permet d'appliquer les niveaux de sécurité voulus, d’automatiser l’incorporation de métadonnées, le déplacement et la copie des documents et de créer des rendus au format HTML ou PDF.
Caractéristiques
Le module Workflow in-a-box® vous donne:
- La capacité d’appliquer votre sécurité, vos métadonnées et règles d’affaires spécifiques lorsque du contenu est créé dans SharePoint.
- La facilité de déplacer du contenu d’un dossier à d’autres dossiers, librairies, site à site ainsi qu’à une collection de sites à une autre.
- Le moyen de déclarer un enregistrement, et d’appliquer les meilleures pratiques en matière de gestion des enregistrements via le cycle de vie du contenu.
- La personnalisation d’actions de module Workflow in-a-box® pour rencontrer les besoins spécifiques de votre organisation en utilisant le SDK de module Workflow in-a-box®.
- Une application conçue pour gérer de manière visuelle le cycle de vie du contenu.
- La liberté d’appliquer vos règles de gestion dès le dépôt de votre contenu dans SharePoint.
Caractéristiques par catégorie
Perspective sur le cycle de vie de l'information
SharePoint fournit les fonctionnalités de base en gestion électronique de document, mais plusieurs organisations désirent y appliquer les meilleurs pratiques tout en encadrant l'ensemble du cycle de vie de l'information.
Fonctionnalités
- Plan de classification normalisé pour un repérage rapide
- Réplication des métadonnées d'un dossier à un document
- Gestion du cycle de vie de l'information: brouillon, enregistrement, archivage et destruction
- Application d'un calendrier de conservation
- Applique les règles de gestions des dossiers primaires et secondaires
- Métadonnées ou propriétés sur les documents pour imbriquer des règles d'affaires et la recherche
- Structure de site par département afin d'assurer la confidentialité
- Structure corporative de l'Intranet pour une diffusion à l'ensemble de l'organisation
- Workflows pour encadrer les processus éditoriaux des documents et contenus
- Gestion de l'entrée et sortie des documents
- Contrôle des versions.
Conformité aux lois et règlements
Le module Workflow in-a-box® permet à votre organisation de se conformer rapidement aux différentes lois et règlements liées à la documentation. Les organisations doivent protéger l'information qu'ils détiennent sur les employés, partenaires et les clients. Dans le monde électronique où nous vivons, la protection seule des documents papiers est grandement insuffisante et place l'organisation dans une situation à risques si elle ne protège pas efficacement l'information électronique. Au sens des lois de différents pays, le document est reconnu valide si l'intégrité peut être démontré, peu importe son support: numérique ou physique (cd, papier, électronique, etc.)
Fonctionnalités
- Centralise la documentation
- Contrôle la sécurité du document
- Garde l'historique sur l'utilisation du document (impression, lecture, copie, édition)
- Limite les accès des documents aux groupes ou individus désirés
- Propose des alertes sur l'utilisation des documents
- Gestion des courriels en relation avec la conformité
- Applique un calendrier de conservation selon les requis légaux en vigueur.
