Gérer les documents de votre SharePoint avec précision et soin est une étape essentielle de l’optimisation de votre intranet. Elle aidera ainsi votre organisation à atteindre son plein potentiel. L’endroit et la manière dont vous allez stocker vos documents feront toute la différence. Contrairement à ce qui se passe sur votre ordinateur de bureau, au lieu de dossiers, vous utiliserez des vues et des bibliothèques dans SharePoint pour ordonner vos informations.
Optimiser les vues et les bibliothèques
Vous connaissez probablement ce moment terrible où vous n’arrivez pas à trouver le fichier dont vous avez besoin à ce moment précis. Localiser un fichier spécifique peut s’avérer assez difficile si votre SharePoint est constitué d’un grand nombre de dossiers différents. Mais pas de panique. C’est là que les vues viennent à votre secours.
Les vues sont le meilleur outil lorsqu’il s’agit de localiser rapidement des fichiers dans SharePoint. Elles vous permettent d’éviter le désordre que provoquerait une masse de dossiers.
Alors pourquoi devriez-vous vous tourner vers les vues maintenant ? Elles vous permettront d’utiliser des filtres et des styles pour organiser et afficher les informations déjà disponibles dans vos listes et bibliothèques. Et vous savez quoi ? Même sans que vous le sachiez, il y a toujours une vue activée dans votre liste ou bibliothèque. La vue standard automatique sélectionnée est « tous les éléments ». Même si vous ne le saviez pas, vous l’avez certainement déjà vue.
Maintenant, voyons comment vous pouvez utiliser les vues pour améliorer votre intranet SharePoint existant – et en fait, faire de votre intranet un endroit plus agréable à vivre.
Afficher les types
Il n’existe que quatre types de vues à la volée dans SharePoint. Cependant, vous pouvez créer votre propre vue, en utilisant l’une des vues à la volée comme base. De cette façon, vous avez la possibilité de créer presque tout.
Vue standard
La vue standard est… eh bien, elle est standard. Cela signifie qu’elle est simple et directe. Lorsque vous créez une liste ou une bibliothèque, c’est cette vue que vous verrez. Plus précisément : la vue standard vous montre toutes les informations disponibles dans une liste sous la forme d’un tableau Excel statique.
Vous pouvez sélectionner différents styles pour votre vue standard. Chaque style donne à votre vue un aspect différent. Cela vaut la peine de les expérimenter et de trouver celui qui vous convient le mieux.
Vue calendrier
La vue Calendrier est exactement ce que vous pensez qu’elle est. Elle présente toutes les informations de votre liste sous forme de calendrier. En outre, vous avez la possibilité de choisir si vous souhaitez que votre vue calendrier porte sur une semaine, un mois, un jour ou tout autre délai de votre choix.
Vue feuille de données
Similaire à la vue standard, la vue feuille de données ressemble à une feuille Excel. La grande différence, et l’avantage, est que vous pouvez modifier vos données en masse dans cette vue. Cette fonctionnalité vous fera certainement gagner du temps, alors n’hésitez pas à en prendre note.
Vue Gantt
Une vue Gantt n’est pas si différente d’un calendrier. Tous deux sont basés sur des dates. La vue Gantt, cependant, est un peu plus avancée et vous montre la progression de différents éléments dans le temps. La vue Gantt est un outil pratique qui vous donne un aperçu rapide de l’avancement d’un projet.
Comment modifier une vue?
La modification d’une vue existante est simple. Cliquez sur « Modifier la vue » pour commencer. Les paramètres que vous avez configurés lors de la création de la vue apparaîtront et vous pourrez les modifier.
Remarque : vous ne devez modifier une vue que si vous, ou vos collègues, n’en avez plus besoin dans sa forme actuelle. Comme vous allez la modifier, les paramètres d’origine disparaîtront. Si vous avez encore besoin de cette vue à l’avenir dans sa forme actuelle, plutôt que de la modifier à chaque fois, vous devez créer une vue entièrement nouvelle. Voyons rapidement comment procéder.
Vous trouverez l’option permettant de créer une nouvelle vue juste à côté de « Modifier la vue ». Vous devez maintenant sélectionner l’un des types de vue énumérés ci-dessus. Vous avez le choix entre de nombreux paramètres différents. Si vous pouvez imaginer une vue, vous pouvez la construire.
Créer une vue à partir de zéro
- Allez dans la liste où vous stockez les informations dont vous avez besoin. Pour moi, ce sont les factures.
- Cliquez maintenant sur les petits points pour ouvrir un menu déroulant, et sélectionnez Créer une vue. Le menu de configuration pour la création d’une nouvelle vue va maintenant s’ouvrir.
- Choisissez votre type de vue. Dans ce cas, la vue standard est la plus adaptée à mes besoins.
- Sélectionnez un nom pour votre nouvelle vue.
- Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher en cochant les cases correspondantes.
- Comme je veux que cette vue regroupe les informations de mes factures par mois et par année, je dois la configurer en conséquence. Faites défiler vers le bas. Dans le menu Group By, sélectionnez First group by the column Month ; and for Then group by the column Year.
- Une fois que je me suis assuré d’avoir défini mon affichage en conséquence, je peux appuyer sur OK pour l’enregistrer.
Quelles sont les meilleures pratiques pour les vues SharePoint ?
L’un des plus gros problèmes de l’architecture SharePoint – tout le monde vous le dira – est que les utilisateurs créent trop de dossiers dans les bibliothèques. La vitesse et la facilité de recherche seraient bien meilleures si des vues étaient créées à la place. Alors pourquoi les dossiers sont-ils si mauvais ?
Lorsque vous créez un dossier, il devient sa propre liste d’éléments ou de documents. Le problème est que lorsque vous créez un filtre dans votre bibliothèque pour voir, par exemple, tous les documents créés en 2016, le filtre ignorera tout ce qui se trouve à l’intérieur des dossiers.Il existe une règle de base assez simple pour éviter ce problème. Chaque fois que vous créez un nouveau dossier dans une liste ou une bibliothèque, demandez-vous si cela n’affectera pas vos recherches par la suite.
Vous n’êtes pas encore convaincu et vous voulez toujours utiliser des dossiers ? Voici quelques raisons supplémentaires de ne pas le faire :
- Modifier la structure des dossiers prend du temps, modifier les métadonnées est facile.
- Déplacer un dossier signifie que l’ensemble de l’URL change – c’est ainsi que les membres de votre équipe ne retrouveront pas le document.
- Les dossiers augmentent la longueur de l’URL, qui se casse lorsqu’elle dépasse les 260 caractères environ.
- Le tri et le filtrage de vos documents deviennent alors une tâche difficile, voire impossible.
- La navigation va devenir un gros problème. À un moment donné, vous ne saurez plus comment vous êtes arrivé à ce dossier, et encore moins comment en revenir !
Maintenant que nous avons couvert les vues SharePoint, nous pouvons passer aux bibliothèques.
Qu’est-ce qu’une bibliothèque SharePoint ?
La première chose à savoir lorsque vous utilisez SharePoint est que vous travaillerez toujours à l’intérieur d’une liste ou d’une bibliothèque. Pour comprendre ce qu’est exactement une bibliothèque, vous devez comprendre la différence entre les deux.
Tout d’abord, une liste est simplement une table des matières. Elle n’est pas très différente de celle que vous créez dans Excel. Cependant, dans SharePoint, vous avez plus de contrôle sur les différentes colonnes que vous construisez.
Deuxièmement, une bibliothèque est presque la même chose. Mais il y a une grande différence. Au lieu d’une simple liste d’éléments dans le tableau, vous trouverez tous les documents que vous avez téléchargés dans SharePoint. Il peut s’agir de PDF, de PowerPoint, de documents Word, etc.
Conclusion
Dans l’ensemble, l’utilisation des vues et des bibliothèques SharePoint devrait être assez simple. On peut dire que la création de vues et de bibliothèques est l’une des tâches les plus simples de SharePoint. Et vraiment, lorsque vous commencerez à mettre en œuvre les conseils que j’ai donnés dans cet article, vous devriez constater une nette amélioration de la vitesse et de la convivialité de votre intranet SharePoint, nouveau ou existant.
Pour conclure cet article, permettez-moi de vous rappeler une dernière fois ce petit point crucial : n’abusez pas des dossiers. Ils reviendront vous hanter. Les métadonnées doivent être votre élément de base.
Si vous avez des questions ou si vous gérez votre SharePoint différemment de la manière décrite ci-dessus et que vous souhaitez me donner des conseils, contactez-nous.