Comment fonctionne la gestion électronique des documents ?

homme travaillant avec un ordinateur

Il n’est pas surprenant qu’à un moment donné, vous vous soyez demandé : « Qu’est-ce que la gestion électronique des documents (GED)? Lorsque nous parlons de gestion électronique des documents, nous faisons référence au traitement centralisé des documents d’une entreprise par des moyens numériques, en remplacement des processus analogiques avec lesquels certaines activités de gestion étaient normalement effectuées. 

Comprendre chaque étape de la GED peut nous aider à tirer le meilleur parti de l’ensemble du système. À cette fin, Alcero vous propose un service basé sur GESTION INTÉGRÉE ET ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS, par le biais de plateformes telles qu’Office 365 et SharePoint.

Pour mieux le comprendre, les lignes qui suivent vous présenteront quelques-unes des fonctions et des détails les plus importants que vous devez connaître. 

Commençons. 

Qu’est-ce qu’un système de gestion électronique des documents?

personne tapant sur ordinateur

Que signifie le sigle GED? Les GED, systèmes de gestion électronique de documents, sont des logiciels chargés d’organiser, de centraliser et de stocker une série de fichiers et de documents d’une entreprise et d’une organisation. 

Ils sont devenus un outil exceptionnel pour divers systèmes organisationnels, car ils permettent un accès immédiat aux informations dont nous avons besoin, où que nous soyons. C’est un moyen d’accéder aux documents de manière simple, pratique et efficace. L’échange de fichiers en interne et en externe est rationalisé, ce qui minimise la perte d’un temps précieux qui pourrait être consacré à d’autres activités et qui se traduirait également par des économies importantes de ressources. 

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Avantages d’un système de gestion électronique des documents

femme prenant note

Grâce à une meilleure gestion des documents d’une organisation, la GED offre le principal avantage de contrôler et d’améliorer le flux de travail, car les logiciels de GED sont souvent intuitifs et faciles à utiliser.    

En résumé, la gestion centralisée de la documentation nous permet donc de : 

  • Réduction des erreurs humaines liées à la recherche et au stockage des documents.  
  • La possibilité de faire plusieurs copies d’un document ou d’un groupe de documents. 
  • Favoriser l’intercommunication interne et externe au sein d’une entreprise donnée.
  • Suivre, gérer et utiliser de manière transparente les documents numériques de l’organisation. 
  • Le développement de processus transparents et sécurisés, qui non seulement augmente l’efficacité de ses employés et de ses processus, mais réduit également l’investissement économique en termes de stockage. 

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Caractéristiques de la gestion électronique des documents

Certaines des principales caractéristiques liées à la gestion électronique des documents sont présentées ci-dessous :

Sécurité

Assurer la sécurité de la documentation d’une entreprise est l’une des fonctionnalités offertes par les GED lorsqu’elles font partie d’un système d’information général. Cela est nécessaire étant donné que les informations confidentielles, les données personnelles et les plans de gestion sont manipulés dans les coffres d’une entreprise et doivent être traités avec soin. 

Contrôle et surveillance

Un bon GED a la capacité d’enregistrer différentes versions d’un même fichier. Cela permet aux utilisateurs de consulter les versions précédentes d’un document et garantit également que les informations restent sécurisées. 

Vous pouvez également utiliser une GED avec contrôle de version, afin que tous les membres de votre organisation puissent suivre les modifications et examiner les versions précédentes d’un même document.

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Récupération

Le concept de recherche est relativement simple, mais les détails de la manière de rechercher des documents peuvent varier considérablement. Dans certains systèmes, la recherche est aussi simple que la spécification de l’identifiant unique du document. 

Cependant, il existe de nombreuses autres méthodes d’extraction, comme les requêtes non indexées et un index de base. En général, la recherche de documents exige que les utilisateurs spécifient au moins une partie des métadonnées attendues et un identifiant de document, puis renvoient une liste de documents contenant ces informations.

Métadonnées

L’utilisation de métadonnées pour les documents électroniques peut améliorer considérablement l’efficacité et le flux de travail. Des métadonnées bien utilisées peuvent même regrouper des documents connexes afin de faciliter la collaboration et le partage. 

Que vous recherchiez un type particulier de document ou un type particulier d’information, les métadonnées peuvent vous aider. Il offre la possibilité d’ajouter des données de recherche et de gestion telles que des dates, des statuts, des catégories et d’autres informations qui nous permettent de créer un contexte pour chacun d’entre eux. 

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Qui doit gérer votre GED?

La gestion des documents électroniques exige un traitement efficace et efficient. Par conséquent, lorsque vous choisissez de travailler avec un tiers, celui-ci doit être capable de construire et de configurer des systèmes simplifiés qui vous permettent d’établir des solutions simples aux besoins de votre organisation, c’est-à-dire tout comme nous le faisons chez Alcero. 

Chez Alcero, nous vous offrons:

  • Architecture logique documentaire ;
  • Plan de classification ;
  • Calendrier de conservation ;
  • Structure et plan des métadonnées ;
  • Contrôle des processus documentaires ;
  • Développement de services de bibliothèque : gestion des entrées et des sorties, gestion des versions, audit, historique, sécurité, contrôle d’accès, etc.

C’est pourquoi, si vous recherchez un service d’administration par le biais de plateformes telles qu’Office 365 et SharePoint. Veuillez nous contacter au 514 316-5064 ou nous envoyer un courriel à [email protected] 

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