Les capacités de SharePoint sont-elles illimitées?

Les capacités de SharePoint sont-elles illimitées?

SharePoint-based solutions meet the needs of companies in terms of content management, communication and collaboration well, leading users to often think that the possibilities of SharePoint are limitless. In other cases, even after massive customization, using SharePoint remains impractical, as the platform is easily outperformed by specialized solutions.

In this article, we discuss enterprise applications in terms of the suitability of SharePoint for building them.

Below are three groups: friendly, conditionally friendly, and downright unfriendly to SharePoint.

Cas d’utilisation favorables à SharePoint

Les fonctionnalités prêtes à l’emploi de la plateforme sont rarement suffisantes pour que l’on puisse en tirer des solutions efficaces. Pour répondre à la majorité des besoins des entreprises, SharePoint nécessite une configuration ou une personnalisation, mais pas dans une grande mesure. Parmi ces cas d’utilisation figurent :

Systèmes de gestion de documents (GED)

La plateforme assure la création facile, le stockage sécurisé, la recherche rapide et la récupération de tous types de documents, y compris les modèles 3D et les fichiers avec des extensions rares (.odt, .ods, .xlsb, etc.). Des fonctions telles que la recherche d’entreprise, la collaboration en temps réel et les flux de travail automatisés aident les entreprises à accroître leur productivité. L’intégration avec des logiciels d’OCR et de signature électronique permet à la plate-forme d’assurer l’automatisation complète du cycle de vie des documents, de la numérisation d’un document papier à sa signature et à son archivage. En option, SharePoint peut être intégré à des systèmes d’entreprise tels que CRM et ERP pour aider une organisation à maintenir la continuité de ses activités et éviter la duplication des documents dans l’environnement numérique.

Intranets

Cette plateforme permet de créer des solutions de collaboration attrayantes, faciles à utiliser et efficaces, avec des outils de communication et de productivité, des profils d’employés, des actualités et d’autres fonctionnalités. Via les sites d’équipe, SharePoint fournit des espaces de collaboration isolés pour les unités d’une organisation. Elles peuvent y travailler sur des projets, partager des fichiers et des connaissances, planifier des réunions, lancer des discussions, etc. Les fonctionnalités de l’intranet SharePoint Online peuvent être étendues grâce à l’intégration avec les applications Office 365 telles que Teams, Yammer et autres. SharePoint offre également de multiples fonctionnalités sociales pour les intranets, notamment des composants de gamification, des communautés et des galeries de médias, qui permettent d’accroître l’engagement et la motivation des employés.

Systèmes de gestion des connaissances (KMS)

SharePoint peut être utilisé pour créer une simple base de connaissances basée sur un wiki ou une solution de gestion des connaissances robuste avec une structure bien définie où plusieurs sites et sous-sites sont consacrés à un domaine de connaissances spécifique. La plateforme offre une fonctionnalité de recherche avancée, qui permet aux utilisateurs de trouver facilement un contenu spécifique pour résoudre un problème précis. SharePoint permet de rechercher du contenu par un nom de fichier, des mots-clés et des métadonnées, ainsi que de classer les résultats de recherche en fonction de leur pertinence. Lorsqu’elle est enrichie par l’intelligence artificielle, la plateforme peut extraire le texte des images et des fichiers vidéo, ce qui les rend interrogeables. Dans un système de gestion des connaissances basé sur SharePoint, les utilisateurs peuvent non seulement présenter ou consulter du contenu via des blogs, des catalogues et des manuels, mais aussi lancer des discussions par le biais de tableaux de discussion, de forums et de commentaires.

Gestion de la formation (LMS)

SharePoint permet de créer, de stocker et de présenter du contenu pédagogique, y compris des images et des vidéos. Il offre des mécanismes d’évaluation des connaissances tels que des tests et des quiz, ainsi que des enquêtes permettant d’obtenir un retour d’information de la part des stagiaires. SharePoint est une plateforme populaire pour la microformation, car elle permet de créer des contenus d’apprentissage de taille réduite que les personnes peuvent utiliser en déplacement à l’aide de leurs appareils mobiles.

Gestion des RH

SharePoint permet d’automatiser les processus et les procédures des RH, notamment le recrutement, l’accueil, l’inscription à la formation professionnelle, la présentation des politiques de l’entreprise, etc. SharePoint facilite diverses activités administratives d’une équipe RH, par exemple, la planification et l’approbation des vacances, l’approbation des contrats de travail, la gestion de la paie, la gestion des équipes, l’enregistrement des congés de maladie. SharePoint fournit également des outils pour l’évaluation des performances des employés, la certification et l’analyse des compétences.

Cas d’utilisation amis provisoirement

Pour construire des solutions SharePoint solides pour les cas d’utilisation suivants, vous aurez besoin de personnalisations et d’intégrations importantes.

Gestion de projet

En matière de gestion de projet, SharePoint a de nombreux concurrents. Mais avec la plateforme, vous pouvez tirer parti de la suite Office 365 qui offre des outils de gestion de projet spécialisés comme Planner, Project Online et To-Do. Et SharePoint lui-même fournit plusieurs fonctionnalités pertinentes :

  • Listes de tâches SharePoint. Cet outil permet de créer des tâches et de les afficher sur la ligne de temps d’un projet. Il permet également aux utilisateurs de gérer les tâches (par exemple, de les assigner) et de les présenter dans différentes vues comme des diagrammes de Gantt. La personnalisation permettra de regrouper plusieurs calendriers et d’établir des rapports, ce qui est une fonction indispensable pour les grands projets.
  • Site de projet SharePoint. Un site de projet permet aux utilisateurs de communiquer, de collaborer sur des documents, de publier des nouvelles, etc. Il fournit également des calendriers d’équipe, un dépôt de documentation de projet et des éléments Web de suivi des tâches.

Billetterie

Avec une légère personnalisation, SharePoint permet de créer des formulaires de demande, de joindre des fichiers et des signatures à un ticket, d’étiqueter les employés, de hiérarchiser les tickets, etc. Une telle fonctionnalité est suffisante pour une billetterie de base, par exemple pour commander des fournitures de bureau. Grâce à une personnalisation poussée, la plate-forme peut permettre aux utilisateurs de fusionner, de regrouper, de réaffecter et de transférer des tickets, de générer automatiquement des notifications concernant les nouveaux tickets, les changements apportés à ceux-ci, les violations de SLA, etc. Les secteurs réglementés tels que la santé et la finance, qui accordent la priorité à la sécurité des données, optent généralement pour des fonctionnalités de billetterie aussi avancées.

Cas d’utilisation peu conviviaux de SharePoint

Ce groupe rassemble les cas d’utilisation trop complexes pour la plateforme sans personnalisation massive, et les solutions spécialisées sont toujours bien plus performantes dans ces situations.

Gestion du contenu du site web

L’interface utilisateur de SharePoint ne convient pas à la création de sites Web publics. Elle n’est pas conviviale et nécessite beaucoup de travail de développement. Et bien qu’il existe des exemples réussis de sites Web basés sur SharePoint, ils appartiennent généralement à de grandes entreprises disposant de budgets importants et utilisant la plateforme en interne de manière intensive. Ce cas d’utilisation est tellement impopulaire que Microsoft a même mis fin à la prise en charge des sites Web SharePoint dans le nuage. Toutefois, la situation pourrait changer à l’avenir. Annoncés cette année, les sites SharePoint Home suivent la logique des sites Web publics. Associés à une expérience utilisateur moderne, ils peuvent contribuer au retour du développement de sites Web SharePoint.

Systèmes d’entreprise

SharePoint ne dispose pas des fonctionnalités nécessaires à la réussite d’un système d’entreprise tel que le CRM ou l’ERP. Par exemple, SharePoint ne peut pas créer de relations entre diverses données (une à une, une à plusieurs, et plusieurs à plusieurs), contrairement à Microsoft Dynamics 365, qui est essentiel pour le CRM et l’ERP. Pour se conformer aux exigences des systèmes d’entreprise, les solutions basées sur SharePoint nécessitent une personnalisation complexe, longue et coûteuse. Et cela n’a pas de sens car il existe de nombreuses solutions spécialisées basées sur le cloud qui sont peu coûteuses et plus faciles à mettre en œuvre. De plus, les solutions SharePoint hautement personnalisées nécessitent une mise au point et une assistance post-déploiement continues, ce qui entraîne également des dépenses supplémentaires.

Envisagez-vous d’utiliser SharePoint pour vos applications professionnelles?

Avant de décider de mettre en œuvre une solution sur SharePoint, faites appel à nos experts pour une consultation complète. Notre équipe analysera les besoins de votre entreprise, votre infrastructure et votre budget, les mettra en correspondance avec les capacités de SharePoint et conclura si la plateforme est le bon choix dans votre cas particulier.

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